LES BONNES PRATIQUES
Bien utiliser Excel pour être plus efficace
Vous trouverez ci-dessous le résumé de toutes les bonnes pratiques à adopter pour utiliser Excel comme un pro sans plus perdre de temps avec des formules complexes, des filtres manuels ou des copier/coller incessants :
Pensez à mettre vos données sous forme de tableau avec la commande de l'Onglet Accueil / Mettre sous forme de tableau. Ils seront plus jolis, auront un look professionnel avec la possibilité d’ajouter automatiquement des lignes de total et des segments de filtre. Voir Créer et Mettre en Forme des Tableaux.
Utilisez l’analyse rapide de tableaux pour créer automatiquement des lignes et des colonnes de sommes ou de pourcentages dans vos tableaux de données. Clic droit sur votre tableau puis commande Analyse rapide dans le menu contextuel. Voir Analyse Rapide de Tableaux.
Nommez vos plages de cellules pour simplifier vos calculs et retrouver plus facilement vos références. Onglet Formules / Définir un nom. Voir Définir et Utiliser des Noms dans les Formules.
Complétez automatiquement vos colonnes de données à partir d’un seul exemple avec le remplissage instantané. Onglet Données / Remplissage instantané. Voir Remplissage Instantané, l’IA d’Excel.
Ajoutez automatiquement à vos tableaux des données économiques, boursières et géographiques mises à jour en temps réel. Onglet Données / Types de données. Voir Données Boursières et Géographiques.
Arrêtez d’utiliser des filtres manuels sur vos bases de données ! Utilisez plutôt les Tableaux Croisés Dynamiques pour analyser vos colonnes et calculer vos sous-totaux automatiquement. Onglet Insertion / Tableau croisé dynamique. Voir Devenez un Pro des Tableaux Croisés Dynamiques dans Excel.
Pensez à utiliser des segments et des chronologies pour filtrer vos Tableaux Croisés Dynamiques et les conserver les plus simples et explicites possible. Onglet Analyse du tableau croisé dynamique / Insérer un segment ou une chronologie. Voir Tableaux Croisés Dynamiques, Créer des Segments et Créer une chronologie de tableau croisé dynamique pour filtrer des dates.
Pensez aux graphiques recommandés pour représenter vos données sans effort et de la meilleure façon possible. Onglet Insertion / Graphiques recommandés. Voir Créer un Graphique avec des Graphiques Recommandés.
Utilisez les nouvelles formules références d’Excel pour être plus productif et encore plus rapide. Onglet Formules / Recherche et référence : la fonction UNIQUE() qui extrait une liste dynamique sans doublon des valeurs uniques d’une colonne ; la fonction TRIER() qui trie dynamiquement une plage de données alphabétiquement ou numériquement ; la fonction FILTRE() qui extrait en temps réel les données d’une liste répondant à un ou plusieurs critères précis. Voir Devenez un Pro des Fonctions Référence dans Excel.
Arrêtez les copier/coller entre feuilles, classeurs ou fichiers externes à partir du web, d’un PDF ou d’ailleurs ; connectez-vous directement à une ou plusieurs bases de données externes avec Power Query et les fonctionnalités de requêtage d’Excel. Onglet Données / Obtenir des données. Voir Obtenir et Transformer des Données dans Excel.
Ne multipliez plus les fonctions RECHERCHEV() ou RECHERCHEX() qui alourdissent vos classeurs et sollicitent le plus le processeur. Pour insérer une colonne d’une table dans une autre table, le modèle de données Power Pivot intégré à Excel en tant que complément rend les fonctions de RECHERCHE obsolètes. Vous pourrez ainsi créer directement et sans formule une relation entre deux tables de données basée sur des valeurs correspondantes dans chaque table. Voir Power Pivot, Démarrer le Complément et Power Pivot, Relations entre Tables.
Pensez à enregistrer un Classeur en tant que Modèle Excel au format .XLTS si vous utilisez souvent la même disposition ou les mêmes données dans différents classeurs. Enregistrez alors votre classeur source en tant que modèle afin de pouvoir créer d’autres classeurs partant d’une même base plutôt que de partir de zéro à chaque fois. Onglet Fichier / Enregistrer sous / Modèle Excel. Voir Enregistrer un Classeur en tant que Modèle Excel.
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